Fachartikel > Ziel- und Zeitmanagement für Vertriebsleiter und Verkäufer
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„Wer nicht weiß, in welchen Hafen er segeln will, für den ist kein Wind der richtige“ – mit diesen Worten beschrieb der Philosoph Seneca bereits vor fast 2.000 Jahren die Nachteile eines fehlenden Zielmanagements.

Ziele sind die Wegweiser zum Erfolg – sie liefern die Basis für ein planvolles Vorgehen im Vertrieb, führen zu Erfolgserlebnissen, die das Selbstbewusstsein stärken, und motivieren, sich noch ambitioniertere Ziele zu setzen.

Weitere Vorteile: Das Zielmanagement im Vertrieb erleichtert Vertriebsleitern und Verkäufern die individuelle Selbstorganisation und das persönliche Zeitmanagement.

Für Vertriebsleiter kommt hinzu: Mitarbeiterführung ist nur mit Hilfe einer Zielvereinbarungskultur möglich.

Zielvereinbarungskultur aufbauen

Ein Vertriebsleiter sollte Ziele nie lediglich an Umsatz- und Ertragszahlen festmachen, sondern sie auf Aktivitäten herunterbrechen, die messbar, nachprüfbar und individualisierbar sind. Herzstück einer Zielvereinbarungskultur ist, mit jedem Mitarbeiter Aktivitäten zu vereinbaren, die zeitlich und qualitativ klar beschrieben sind und mit denen er sich einverstanden erklärt. Während eine Umsatzsteigerung von „10 % im nächsten Jahr“ das Ziel darstellt, beschreibt die Aktivitätenliste den Weg, der zur Zielerreichung führt.

Der Vertriebsleiter vereinbart mit jedem einzelnen Verkäufer konkrete Maßnahmen: pro Woche sechs Termine mehr vereinbaren, zehn Neukunden mehr ansprechen, vier zusätzliche Kundenbesuche absolvieren. Der Verkäufer erhält so handfeste Aufgabenbeschreibungen – und es fällt ihm leichter, überschaubare Teilziele zu verfolgen als das große Gesamtziel „Umsatzsteigerung um 10 %“. Dies trägt zur Motivation des Verkäufers bei, weil er nun realistische Teilziele verfolgt, die auf sein vorhandenes Leistungspotenzial Rücksicht nehmen. So wird jede Überforderung durch zu hohe Ziele und jede Unterforderung durch zu tief angesetzte Ziele vermieden.

Persönliche Ziele setzen und Prioritäten festlegen

Die Zielvereinbarungskultur ist maßgebend für den gesamten Vertrieb; Vertriebsleiter und Mitarbeiter sollten zudem in der Lage sein, für sich selbst und für ihren jeweiligen Aufgabenbereich realistische Ziele zu setzen. Dazu gehört ein konsequentes persönliches Ziel-, Zeit- und Selbstmanagement. Wer sich selbst Ziele setzt, wird feststellen, dass sich sein Leben automatisch an ihnen orientiert – und dann kann man sich die Frage stellen: „Was muss ich tun, um die Ziele zu erreichen?“, und sich auf die wesentlichen Aufgaben fokussieren: auf die, die der Zielerreichung dienen. Hilfreich ist es, die Ziele schriftlich zu fixieren und die Selbstverpflichtung einzugehen, beharrlich an der Zielerreichung zu arbeiten. Die Festlegung der Ziele im beruflichen Bereich beginnt damit, ein übergreifendes Wunschziel festzusetzen, aus dem die Jahres-, Monats-, Wochen- und Tagesziele harmonisch abgeleitet werden.

Mit der ABC-Methode lassen sich Prioritäten bestimmen: Unter A-Zielen und A-Aufgaben versteht man die wichtigsten und zugleich dringlichsten Ziele und Aufgaben, die sofort erledigt werden müssen. Mit der Kategorie „B“ sind Aktivitäten und Ziele gemeint, die wichtig sind und auf Termin gelegt werden können, mit „C“ schließlich die weniger wichtigen oder gar unwichtigen Ziele und Aufgaben, die man auch delegieren kann.

Die „Kleeblatt“-Methode erweitert die ABC-Analyse um den Punkt „D“ – das sind Aufgaben, die sofort in den Papierkorb wandern. Die Tagesplanung bereitet zumeist die größten Zeitprobleme.

Mit der ALPEN-Methode lassen sich der Tagesablauf ordnen und Aktivitäten rationalisieren, indem sie gebündelt werden: Aufgaben zusammenstellen – Länge der Tätigkeit schätzen – Pufferzeit für Unvorhergesehenes reservieren – Entscheidungen über Prioritäten, Kürzungen und Delegation treffen – Nachkontrolle und Überprüfung der Zielerreichung. Der Vertriebsleiter darf den Tag dabei nie mit Terminen so überlasten, dass nicht Zeit bliebe, unvorhersehbare Aufgaben zu bearbeiten, etwa kurzfristig vereinbarte Kundengespräche, Termine mit unangekündigten Besuchern, Konferenzen und Störungen. Für diese Aktivitäten kann er einen Zeitpuffer einplanen.

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Zeitdiebe fangen, Aufgaben delegieren

Oft wird die Konzentration auf das Wesentliche durch „Zeitdiebe“ verhindert; zu den größten Zeitfressern gehören das Telefon, unerwartete Termine, Besprechungen und der Papierkram. Zeitdiebe fängt der Vertriebsleiter, indem er

  • mit Hilfe einer Störquellenanalyse feststellt, womit er die meiste Zeit verliert. Dabei unterscheidet er zwischen Zeitdieben, die er selbst verursacht (schlechte Organisation, überfüllter Schreibtisch, fehlende Selbstdisziplin), und den Zeitkillern, die durch andere verursacht werden (fehlender Informationsfluss, keine Koordination durch Geschäftsführung). Hierbei notiert er eine Woche lang, welche Zeitdiebe ihm immer wieder begegnen; die Notizen helfen ihm, sie effektiv zu bekämpfen.
  • ähnliche Aktivitäten bündelt und im Block bearbeitet: Korrespondenz, Telefonate und Lektüre.
  • den Schreibtisch so organisiert, dass wichtige Dinge sofort griffbereit liegen.
  • eine störungsfreie Zone schafft: Pausen sind notwendige Regenerationsphasen, in denen er den leeren Leistungsakku auflädt.
  • „Aufschieberitis“ vermeidet: Wichtige Dinge mit hoher Priorität geht er sofort an.

Zu den erfolgreichsten Arbeitstechniken gehört die Optimierung der Zusammenarbeit mit Mitarbeitern, Kollegen und Vorgesetzten. Notwendig dazu ist die Entwicklung von Formularen, durch die der Informationsfluss, die Kommunikation und die Absprachen zwischen Abteilungen und Mitarbeitern systematisiert werden. Planvolles Delegieren hilft, sich von Routinearbeiten und Aufgaben zu entlasten, die ein Mitarbeiter zeitsparender und effizienter lösen kann.

Aufgaben werden dann so konkret wie möglich übertragen: was soll wer, warum, wie und bis wann womit tun? Also: Effektive Vertriebsarbeit ist möglich – sofern die Methoden der Arbeitsorganisation und des Zeitmanagements genutzt werden.

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Andreas Mostafa
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Über Andreas Mostafa

Es geht bei Andreas Mostafa um Erfolg in Führung, Verkauf – im Leben. Arbeit ist Urlaub! – Nach dem Motto „Willst du schöne Stunden, verbring sie mit Kunden. Der Vollblutunternehmer zeigt auf unkonventionelle Weise den Weg zum Erfolg. Für Andreas Mostafa ist das ganze Leben eine Herausforderung, die es gilt jeden Tag neu zu meistern. Weitere Infos zum Author.