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Zeitmanagement-Tipp: So blocken Sie den Frust mit To-do-Listen einfach weg

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Am Montagmorgen steht ganz oben auf Ihrer To-do-Liste: Zehn Anrufe bei möglichen Neukunden, denn Ihre Akquisitionsoffensive soll endlich an Fahrt gewinnen. Doch dann kommt es wie so oft: Direkt am Morgen kommt eine spontan angesetzte Besprechung. Dann gibt es Ärger mit einer Kundenbeschwerde und schließlich braucht ein Kollege noch ganz dringend Ihre Hilfe beim neuen Computerprogramm. Nach der verspäteten Mittagspause steht dann bald ein Besuchstermin an, sodass es sich auch nicht mehr lohnt, mit dem Telefonieren anzufangen. Also wandern die wichtigen zehn Anrufe auf die To-do-Liste vom Dienstag. Und dann auf Mittwoch …

Leser-Service

Es gibt Schätzungen, dass Verkäufer nur 13 % ihrer Arbeitszeit mit ihrem eigentlichen Job verbringen, also mit dem aktiven Verkauf beim Kunden. Der Rest geht für Organisatorisches, für das Schreiben von Angeboten, für Fahrzeit, für Meetings etc. drauf.

Nutzen Sie hierfür das von INtem® entwickelte Lightpaper: Das sind die häufigsten Zeitfresser im Verkauf.

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Wohl jeder, der mit einer To-do-Liste arbeitet, erlebt solchen Ärger. Sogar das Nachrichtenmagazin „Der Spiegel“ hat dem Phänomen kürzlich einen Artikel gewidmet: Das ständige Weiterschieben der Aufgaben „kostet eine Menge wertvoller Lebenszeit und erzeugt Frust“, heißt es ganz richtig in dem Artikel.

Extra-Tipp

Wenn Sie im Kalender Zeiten für die wichtigsten Aufgaben reservieren, denken Sie auch an Ihren eigenen Biorhythmus. Sind Sie ein Morgenmensch, der früh am Tag die meiste Energie hat, legen Sie die wichtigsten Aufgaben auf diese Zeit. Laufen Sie am Nachmittag zu Höchstform auf, blocken Sie diese Zeit.

Ihr Ausweg: Zeit blocken statt Listen führen

Wenn Sie oder Ihre Mitarbeiter einen Ausweg testen wollen, versuchen Sie es mit dieser Methode: Blocken Sie Zeit für wichtige Aufgaben. Gehen Sie dabei so vor:

  • Statt einfach eine Liste mit Aufgaben zu führen, die vielleicht auch priorisiert ist, nehmen Sie Ihren Kalender hinzu.
  • Für die wichtigen Aufgaben blockieren Sie Zeiten in Ihrem Kalender – so wie für einen Kundentermin oder ein Meeting.
  • Entscheidend dabei: Diese geblockten Aufgabentermine sind unumstößlich und dürfen ebenso wenig abgesagt werden wie etwa eine Verabredung mit einem Kunden, die Sie ohne Not auch niemals verschieben werden.
  • Schließen Sie für diese Zeit Störquellen aus. Schauen Sie nicht ins E-Mail-Postfach und stellen Sie das Handy auf Flugmodus.
  • Ist das schwierig durchzusetzen, weil die Kollegen oder Mitarbeiter wissen, dass Sie in Ihrem Büro sind, arbeiten Sie mit einem „Nicht stören!“-Schild, oder suchen Sie sich für Ihre Aufgabentermine einen anderen Raum, damit Sie einfach nicht greifbar sind.

Für die weniger wichtigen Aufgaben brauchen Sie keine Extra-Zeiten im Kalender zu blocken. Die erledigen Sie einfach dann, wenn es sich ergibt – sie sind ja nicht so wichtig.
Wer diese einfache Methode konsequent befolgt, befreit sich für immer von dem Frust und dem schlechten Gewissen, die lange To-do-Listen immer wieder erzeugen, und stellt sicher, die wirklich entscheidenden Dinge zeitnah zu erledigen.

Helmut Seßler

Über Helmut Seßler

Helmut Seßler ist Gründer und Geschäftsführer der INtem®-Gruppe. Er hat mit dem INtem®-Team drei Deutsche Trainingspreise, einen Weiterbildungsinnovationspreis, 11 Internationale Deutsche Trainingspreise, 3 Europäische Preise für Training, Beratung und Coaching gewonnen und den Human Ressource Excellence Award erhalten. Zudem ist er Autor zahlreicher Fachartikel und hat mehrere Bücher zu den Themen Beziehungsmanagement, Verkauf und Führung geschrieben. Seine Aufgaben sind die Aus- und Weiterbildung der INtem Trainer. Weiterhin entwickelt er neuste Trainings wie z.B.: das INtem®-Limbic®-Sales Training >Emotionales Verkaufen und das Achtsamkeitstraining. Als NLP-Lehrtrainer, NLP Lehrcoach und MBA setzt er die wissenschaftlichen Erkenntnisse in praxisorientierte Intervalltrainings um.