Fachartikel > Zeit – ein besonderes Gut
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Zeit ist heute für uns ein ganz besonderes Gut: sie ist knapp, unwiederbringlich, lässt sich nicht horten, ist nicht vermehrbar und Zeit verrinnt ständig, ohne dass wir das ändern könnten. Und was viele von uns besonders bedrückt: niemand weiß, wie viel er letztendlich noch davon hat!

Also hilft nur eines: so effektiv als möglich damit umzugehen und zwar nicht nur beruflich sondern im ganzen Leben durch Life Balance!

Life Balance – was ist das?

Klingt gut sagen Sie, aber woher nehmen und nicht stehlen. Keine Angst, Sie können alles lernen. Life Balance heißt, die Kreativität der stillen Stunde zu nutzen. So manch genialer Einfall kam schon unverhofft bei einer guten Flasche Wein am Abend im Kreis der Lieben oder im Schatten eines Sonnenschirms auf der Trauminsel. Life Balance bedeutet außerdem, seine persönlichen Stärken zu erkennen und auszubauen. Es kann nicht jeder alles können. Daher müssen wir uns auf das spezialisieren was wir können um damit denen weiterzuhelfen, die etwas gut und gerne tun, was uns ein Gräuel ist. Und daraus machen wir dann auch kein Geheimnis. Wir nehmen das Können anderer in Anspruch, zeigen aber gleichzeitig den Nutzen auf den alle anderen durch uns geboten bekommen.

Mit Life Balance können Sie durch Verzicht mehr Gewinn machen. Ja! Auch wenn das widersprüchlich klingt: Stellen Sie sich ein riesiges Buffet vor. Alle Köstlichkeiten die Sie kennen, schon mal gegessen haben oder gerne mal kosten möchten, stehen da bereit. Was denken Sie, haben Sie mehr von dem Essen, wenn Sie sich von allen ein bisschen etwas nehmen oder wenn Sie auf die große Attacke auf die Tafel verzichten und sich ganz gezielt etwas aussuchen, worauf Sie genau in diesem Moment besonders große Lust verspüren? Sehen Sie…

Ziele erreichen durch Life Balance ist natürlich auch nur mit der notwendigen Motivation möglich. Aber nicht die Motivation am Morgen, die gerade mal vom Sprung aus dem warmen Bett reicht bis zum schonungslosen Blick in den Spiegel. Langzeit-Motivation ist gefragt. Setzen Sie sich dazu ganz bewusst an den Anfang einer langen Kette von erfreulichen Zielen an deren Schluss ein riesiges Ziel, ihr absolutes Traumziel also, steht. Überlegen Sie sich bei allem was Sie tun, warum Sie das tun und welchem weiteren Ziel Sie das näher bringt.

Wer viel vor hat, braucht neben viel Motivation auch viel Hilfe. Auch wenn ein altes Sprichwort lautet „Suchst Du eine helfende Hand, so findest Du sie immer am Ende Deines Armes“, so sollten wir alle den Mut haben zu delegieren!  Und ich benutze hier ganz bewusst das Wort „Mut“, denn viele Menschen denken, bestimmte Aufgaben können nur sie erledigen und niemand anders. Und so ackern sie „fleißig“ vor sich hin und merken nicht wie sie an den wichtigen, für sie bestimmten Aufgaben exakt „vorbei arbeiten“.

Schritt für Schritt

Das alles ist jetzt ein bisschen viel für den Anfang. Deshalb teilen wir unser Ziel, ein Meister der Life Balance ,in Schritte ein, genauso wie wir es vorhin schon gehört haben. Vier Schritte bringen uns dorthin

  • Tagesplanung
  • Prioriätensetzung
  • Zeitfresser/ Störfaktoren
  • Zielmanagement -> Life Balance

Für viele mag der Begriff Tagesplanung etwas Selbstverständliches haben, ich versichere Ihnen jedoch, für genauso viele ist er etwas Neues. Die meisten Menschen, die im Berufsleben stehen arbeiten mit einem Zeitplanbuch oder einem Palm, und für die, die etwas erreichen wollen im Leben, sollte er absolutes Muss sein! Das ist das oberste Prinzip: Schriftlichkeit! Was Sie aufschreiben, können Sie zum einen nicht mehr vergessen und zum anderen müssen Sie es sich schon nicht mehr merken und haben den Kopf frei für wichtige, kreative Arbeit! Durch Schriftlichkeit können Sie Ihren Arbeitstag bereits im Vorfeld planen, können private Termine einfließen lassen und Ihren eigenen Zeitbedarf für sich selbst einschätzen. Workaholismus hat keine Chance, den Sie können sich ein Limit setzen, dass von Ihnen fordert, nach einer gewissen Zeit mit einer bestimmten Aufgabe fertig zu sein – und effektiver zu arbeiten!

Wichtig dabei ist, dass Sie immer nur den halben Arbeits-Tag verplanen! Die 50/50 Regel funktioniert so, dass Sie die Arbeitszeit splitten. 50% ist dabei planbare Zeit, die Sie für eigene Aktivitäten nutzen und 50% nutzen Sie für Unvorhergesehenes, Störungen, Ablenkungen oder „soziale“ Aktivitäten, wie z. B. wenn Sie von jemandem gebraucht werden, der Ihnen auch schon oft ohne Zeitverzögerung geholfen hat.

Im nächsten Schritt setzen Sie sich für jede Planung Prioritäten. Teilen Sie Ihre Aufgaben in A,B und C Kategorien ein und unterscheiden Sie konsequent zwischen dringend und wichtig. Es ist wichtig Ihren Partner glücklich zu machen, aber dringend ist zunächst, den Hochzeitstag nicht zu verbummeln. Wenn es langfristige Aufgaben gibt, die noch Priorität B haben, arbeiten Sie jeden Tag ein bisschen was davon ab, sonst stehen Sie irgendwann vor einer super-dicken dringenden A-Aufgabe!

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Lassen Sie sich nicht aufhalten…

Diese viel gebrauchte Redewendung drückt einfach und verständlich das A und O des Life Balance aus. Schalten Sie Störfaktoren aus! Bei Ihnen schneit niemand einfach so ohne Termin ins Büro. „Management by open the door“ praktizieren nur Menschen die nichts Wichtiges zu tun haben! Machen Sie Termine für Besprechungen und lassen Sie sich jeden Tag Freiraum für A und B Aufgaben! Und gliedern Sie Ihre Arbeitszeit in Blöcke. Einen bestimmten Zeitraum füllen Sie mit Telefonaten, einen mit Post und einen mit Besprechungen. Das erspart Ihnen Zeit sich immer wieder neu in Aufgaben „einzuarbeiten“. Und wenn auch Sie zu den Menschen gehören, die einfach nicht Nein sagen können, formulieren Sie es positiv, indem Sie sagen „Müssen wir das jetzt machen?“. Sensibilisieren Sie sich auf Störungen indem Sie sie identifizieren und analysieren. Folgende Checkliste wird Ihnen dabei helfen, zu unterscheiden, ob die Störungen durch Sie selbst verursacht wurden oder durch andere:

keine Tageszielsetzung
ständig zu viel vornehmen Unterbrechungen jeder Art (z.B. unangemeldete Besucher, Telefonanrufe usw.)
fehlende Übersicht über alle meine Aufgaben Bürokratismus (Überorganisation)
fehlende Übersicht über alle meine Aktivitäten zu wenig oder keine Informationen
keine Einteilung der Aufgaben nach Wichtigkeit (Prioritäten setzen) zu viele Rückfragen von Kollegen
keine klar abgegrenzte Verantwortlichkeit für Bereiche und Aufgaben (Kompetenzproblem) unvollständige oder verspätete Informationen
oft Rückdelegation von Mitarbeitern zu viel Doppelarbeit
zu viel Arbeit mit Routineaufgaben zu viele Fehler von anderen
habe für jeden immer Zeit (nicht NEIN sagen können) zu wenig Koordination von Arbeitsabläufen  und Aufgaben
beginne zu viele Arbeiten, bevor die anderen abgeschlossen sind zu viele Besprechungen u. Tagungen
Schlechte Besprechungsvorbereitung inkompetente Mitarbeiter
Telefonate sind zu lang zu viel Lesestoff (Pflichtlektüre)
zu wenig zeitsparende Arbeitsmittel (Diktiergerät, Kopierer usw.) Kunden und Mitarbeiter sind nicht erreichbar
überfüllter Schreibtisch – schlechte Arbeitsplatzorganisation zu wenig Mitarbeiter
zu viel unterwegs (Reisen usw.) Ablenkungen, Lärm
fehlende Selbstdisziplin privater Schwatz
gleichzeitiges Bearbeiten von zu vielen Aufgaben Wartezeiten
falsche Zeiteinschätzung unklare Kommunikation
zu wenig Delegation zu viele Rückfragen von Kollegen

Der letzte Schritt ist dann ein Kinderspiel, denn wenn Sie die ersten drei Schritte intus haben, ist es für Sie ganz Selbstverständlich, zielorientiertes Handeln als Grundlage Ihrer täglichen Arbeit zu sehen. Der Satz „Geht nicht“ wird somit aus Ihrem Wortschatz verbannt und durch „Wie können wir das angehen“ ersetzt. Große Ziele werden immer in Einzelaktivitäten zerlegt und ein monatliches Resümee und die Kontrolle Ihres eigenen Schaffens wird Ihnen Freude bereiten. Die Frage „Was ist mir wichtig?“ stellen Sie sich irgendwann unbewusst und die Balance zwischen Körper, Sinn, Leistung und Ihren Kontakten stellt sich dann von selbst ein. Und wenn Sie jetzt jemand fragt, wie Sie das alles bewältigen und dabei noch so viel Freude und Erfolg haben, können Sie sagen „Ich tu es einfach!“

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Über Andreas Mostafa

Es geht bei Andreas Mostafa um Erfolg in Führung, Verkauf – im Leben. Arbeit ist Urlaub! – Nach dem Motto „Willst du schöne Stunden, verbring sie mit Kunden. Der Vollblutunternehmer zeigt auf unkonventionelle Weise den Weg zum Erfolg. Für Andreas Mostafa ist das ganze Leben eine Herausforderung, die es gilt jeden Tag neu zu meistern. Weitere Infos zum Author.