Fachartikel > Wie schreibe ich eine E-Mail? Fünf goldene Regeln!
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Wie schreibe ich eine E-Mail?

Der schnelle und unkomplizierte E-Mail-Kontakt mit dem Kunden oder Interessenten spielt eine immer größere Rolle. Doch die Schnelligkeit und Einfachheit der E-Mail-Technik haben ihre Tücken: Fehler oderUnsauberkeiten hinterlassen leicht einen negativen Eindruck bei den Kunden. Darum ist die Frage wichtig: Wie schreibe ich eine E-Mail richtig?

Führen Sie für Ihr Team oder Ihr Unternehmen ein paar goldene Regeln für E-Mails ein. Hier sind die wichtigsten:

Regel 1: Der Betreff ist der König

Der Betreff ist der wichtigste Bestandteil Ihrer E-Mail: Vermeiden Sie langweilige Standards wie „Angebot“ in der Betreffzeile. Ebenso abstoßend wirken: lange AW/RE-Ketten im Betreff. Bringen Sie stattdessen einen interessanten und möglichst dringend wirkenden Interessenwecker in den Betreff: „Einführungspreise nur bis 11.3.“ Ihr Ziel: Der Kunde soll die Mail sofort öffnen und bearbeiten.

Regel 2: Große Verteiler sind tabu

Das gilt im Kundenkontakt wie im internen E-Mail-Kontakt unter Kollegen: Vermeiden Sie große CC-Verteiler. Hat die Mail unzählige andere Empfänger, heißt dies für den Kunden nur: „Diese Mail ist nicht persönlich für mich, also ist sie unwichtig.“ Und für den Kollegen: „Darum wird sich schon ein anderer kümmern – und wenn alle es bekommen, kann es nichts Wichtiges sein.“

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Regel 3: Lange Texte vermeiden

Die E-Mail ist kein Medium für lange Texte! Lange Mails werden – wann immer möglich – auf die lange Bank geschoben. Nutzen Sie E-Mails für Nachrichten, die sich in ein oder zwei kurzen Absätzen darstellen lassen. Haben Sie längere Nachrichten, greifen Sie wieder auf ältere Medien zurück: zum Beispiel auf das gute alte Fax. Faxsendungen werden heute wieder stärker beachtet und vermitteln ein Gefühl von Wichtigkeit.

Regel 4: Konkret werden! Zeigen Sie dem Empfänger klipp und klar, was er wann tun soll

Sagen Sie dem Empfänger in Ihrer Mail genau, was er jetzt tun soll. Schreiben Sie zum Beispiel: „Bitte senden Sie mir die Infos bis 11.3.!“ oder Ähnliches. Stellen Sie solche Handlungsanweisungen deutlich in einem eigenen Absatz ans Ende der Mail. Das ist weder unhöflich noch anmaßend, sondern ein Service für den Empfänger: Er muss sich täglich durch dutzende von (oft langen und nebulösen) E-Mails kämpfen und ist froh darüber, wenn wenigstens Sie klipp und klar sagen, was Sie wollen.

Regel 5: Unterstreichen Sie die Wichtigkeit mit einem Anruf

Ist eine E-Mail wirklich wichtig, rufen Sie beim Empfänger an und fragen Sie nach, ob sie angekommen sei und noch Fragen dazu offen seien. Die Gefahr ist sonst zu groß, dass die E-Mail im Wust untergeht.

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Helmut Seßler

Über Helmut Seßler

Helmut Seßler ist Gründer und Geschäftsführer der INtem®-Gruppe. Er hat mit dem INtem®-Team drei Deutsche Trainingspreise, einen Weiterbildungsinnovationspreis, 11 Internationale Deutsche Trainingspreise, 3 Europäische Preise für Training, Beratung und Coaching gewonnen und den Human Ressource Excellence Award erhalten. Zudem ist er Autor zahlreicher Fachartikel und hat mehrere Bücher zu den Themen Beziehungsmanagement, Verkauf und Führung geschrieben. Seine Aufgaben sind die Aus- und Weiterbildung der INtem Trainer. Weiterhin entwickelt er neuste Trainings wie z.B.: das INtem®-Limbic®-Sales Training >Emotionales Verkaufen und das Achtsamkeitstraining. Als NLP-Lehrtrainer, NLP Lehrcoach und MBA setzt er die wissenschaftlichen Erkenntnisse in praxisorientierte Intervalltrainings um.