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Fachartikel aus der Welt von Führung & Vertrieb

So werden lästige Berichte zur wertvollen Arbeitshilfe

„Berichte schreiben ist lästig“, das denken wahrscheinlich die meisten Mitarbeiter. „Berichte lesen ist auch langweilig“, das denken vielleicht auch Sie als Führungskraft. Berichte haben ein schlechtes Image, weil immer wieder die gleichen Fehler gemacht werden. Mit diesen 4 Tipps machen Sie aus einem Berichtswesen einen echten Motivationsfaktor für Ihr Team.

Tipp 1: Geben Sie dem Kind einen anderen Namen

Sie entwickeln mit diesen Tipps eine andere Art von Berichten. Ihre Mitarbeiter  werden das Schreiben der Berichte nicht mehr langweilig und lästig finden. Sie entdecken Ihre neuen Berichte als eine echte Arbeitshilfe für Ihre Team-Mitglieder. Deshalb trennen Sie sich im ersten Schritt von dem Begriff „Bericht“. Nutzen Sie einen anderen Namen. Zum Beispiel etwas wie:

  • Protokoll
  • Verkaufs-Tagebuch
  • Erfolgs-Journal

So verlieren die alten Vorurteile, die Ihre Mitarbeiter wahrscheinlich gegen Berichte haben, ihre Wirkung.

Tipp 2: So einfach und schnell wie möglich

Gestalten Sie Ihr Berichts-Formular so, dass sie in wenigen Minuten ausgefüllt werden können. Am schlimmsten wäre es, wenn Ihre Mitarbeiter ihre täglichen oder wöchentlichen Berichte selbst ohne Vorgaben formulieren müssten. Das empfindet jeder als verlorene Zeit. Entwickeln Sie deshalb ein Formular mit Multiple-Choice-Fragen, einfachen Kästchen zum Abhaken und Feldern zum Eintragen der erreichten Zahlen. Das lässt sich in Sekunden ausfüllen. (Beispiel unter Tipp 3).

Extra-Tipp

Gewöhnen Sie es sich an, immer wieder mal jedes Team-Mitglied auf seinen letzten Bericht anzusprechen – immer dann, wenn Ihnen etwas daran auffällt (positiv oder negativ). So merken Ihre Mitarbeiter, dass die Berichte tatsächlich gelesen werden und eine wichtige Rolle spielen.

Denken Sie dabei auch an sich selbst: Wenn Ihr Berichtsformular einfach und standardisiert ist, dann erleichtern Sie auch sich selbst die Arbeit. Ihr standardisierten Formulare können Sie selbst innerhalb kürzester Zeit lesen und in Ihren Statistiken verwerten.

Ihre Mitarbeiter sollen nur über die Aktivitäten berichten, die für den Erfolg wichtig sind. Grund dafür ist nicht nur die Arbeitserleichterung für Ihre Mitarbeiter und für Sie selbst – es gibt einen weiteren Grund, der dafür spricht: Wenn Sie lückenlose Berichte auch über Details erwarten und jeder Mitarbeiter jeden einzelnen Schritt dokumentieren muss, dann fühlt er sich unangenehm kontrolliert. Er hat das Gefühl, dass man ihm nicht vertraut und dass er keine eigene Verantwortung trägt. Das alles würde demotivieren.

Tipp 3: Kein Bericht ohne Zielplanung!

Entwickeln Sie die einfachen Formulare für die Berichte Ihrer Team-Mitglieder aus Ihrer Zielplanung heraus. Nehmen Sie dazu am besten Ihre Mitarbeiter direkt mit ins Boot. So bekommen Sie einen Berichtsbogen, der genau auf die Bedürfnisse zugeschnitten und eine Hilfe bei der Zielerreichung ist. Ein einfaches Beispiel macht deutlich, wie es funktioniert: Beispiel: Um Ihre Ziele zu erreichen, braucht jedes Ihrer Team- Mitglieder 3 erfolgreiche Abschlüsse pro Woche. Dann stellen Sie fest, wie viele Besuche im Durchschnitt nötig sind, um einen Abschluss zu erreichen – zum Beispiel 10 Termine. Im nächsten Schritt klären Sie, was Ihre Mitarbeiter machen müssen, um diese 10 Termine zu bekommen – zum Beispiel 30 Anrufe machen. Jetzt haben Sie schon alles, was Sie für ein wöchentliches Berichtsformular brauchen. Auf dem Formular kann der Verkäufer schnell eintragen, was er in dieser Woche erreicht hat:

  • Zahl der Anrufe (mindestens 30): …
  • Zahl der Kundenbesuche (mindestens 10): …
  • Zahl der Abschlüsse (mindestens 3): …

Damit sind Sie über alle erfolgsentscheidenden Aktivitäten Ihrer Mitarbeiter informiert – und Sie sehen auf einen Blick die Stärken und Schwächen jedes einzelnen und können durch gezieltes Coaching Hilfestellung bieten. Beobachten Sie zum Beispiel, dass ein Mitarbeiter zwar regelmäßig 50 Anrufe tätigt, aber nur 5 Termine bekommt, dann wissen Sie, dass er Ihr Coaching in Telefon-Technik braucht. Stellen Sie Ihren Mitarbeitern bei der Zielplanung und auf dem Berichtsformular nicht nur Durchschnittswerte zur Verfügung, sondern auch Spitzenwerte als Benchmarks. So weiß jeder, wo er mit seiner Leistung steht und was möglich ist.

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Tipp 4: Zukunftsorientierung statt Vergangenheitsbewältigung

Einer der häufigsten Fehler bei Berichten: Der Mitarbeiter bekommt nur Feedback, wenn schlechte Zahlen im Bericht stehen: „Kein einziger Abschluss in dieser Woche? Wie konnte das nur passieren?“ Mit einer solchen Rückmeldung würden Sie einen Mitarbeiter nur in die Verteidigungshaltung drängen. Er müsste Entschuldigungen suchen und würde unter dem Strich nur die schlechte wirtschaftliche Lage oder die böse Konkurrenz für seine Schwäche verantwortlich machen. Gehen Sie besser zukunftsorientiert vor: Bieten Sie dem Mitarbeiter Ihre Unterstützung an, wenn Sie aus den Berichten sehen, dass er seine Ziele nicht erreicht. So wird Ihr neues Berichtssystem schnell zu einer Arbeitshilfe, die sogar motivierend wirkt.

So werden lästige Berichte zur wertvollen Arbeitshilfe

„Berichte schreiben ist lästig“, das denken wahrscheinlich die meisten Mitarbeiter. „Berichte lesen ist auch langweilig“, das denken vielleicht auch Sie als Führungskraft. Berichte haben ein schlechtes Image, weil immer wieder die gleichen Fehler gemacht werden. Mit diesen 4 Tipps machen Sie aus einem Berichtswesen einen echten Motivationsfaktor für Ihr Team.

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Über den Author

Helmut Seßler ist Gründer und Geschäftsführer der INtem®-Gruppe. Er hat mit dem INtem®-Team drei Deutsche Trainingspreise, einen Weiterbildungsinnovationspreis, 11 Internationale Deutsche Trainingspreise, 3 Europäische Preise für Training, Beratung und Coaching gewonnen und den Human Ressource Excellence Award erhalten. Zudem ist er Autor zahlreicher Fachartikel und hat mehrere Bücher zu den Themen Beziehungsmanagement, Verkauf und Führung geschrieben. Seine Aufgaben sind die Aus- und Weiterbildung der INtem Trainer. Weiterhin entwickelt er neuste Trainings wie z.B.: das INtem®-Limbic®-Sales Training >Emotionales Verkaufen und das Achtsamkeitstraining. Als NLP-Lehrtrainer, NLP Lehrcoach und MBA setzt er die wissenschaftlichen Erkenntnisse in praxisorientierte Intervalltrainings um.