Fachartikel > Telefonakquise: So machen Sie die Sekretärin zu Ihrer Verbündeten

Die Sekretärin ist der natürliche Feind bei der Telefonakquise. Schließlich hat sie die Aufgabe, den Chef von unerwünschten Anrufen abzuschirmen. Doch muss das so sein? Sehen Sie die Sache einfach einmal anders herum: Betrachten Sie die Sekretärin Ihres möglichen Kunden in der Telefonakquise als Ihre Verbündete – die Ihnen dabei helfen kann, dem neuen Kunden (ihrem Chef) etwas Gutes zu tun. Wenn Sie die Sache so angehen, verlieren Sie und Ihre Mitarbeiter die Scheu vor der vielbeschworenen „Sekretärinnen-Hürde“. Als Anregung für Sie und Ihre Mitarbeiter hier 3 Beispielformulierungen für die Telefonakquise, wie Sie ins Gespräch mit der Sekretärin einsteigen.

Idee 1: Machen Sie die Sekretärin bei der Telefonakquise zur Ideenlieferantin

Wenn Sie sich vorgestellt haben und bitten, zum Chef durchgestellt zu werden, dann kommt unweigerlich die Frage: „Worum geht es denn?“ Dann versuchen Sie, die Sekretärin zur Ideenlieferantin ihres Chefs zu machen. Denken Sie bei der Telefonakquise daran: Die Sekretärin hat die Aufgabe, Anbieter abzuwimmeln – nicht Ideenlieferanten! Hier sind zwei Formulierungsbeispiele:

„Nehmen wir mal an, ich hätte eine Idee, die die Produktivität Ihres Unternehmens entscheidend steigert. Was, meinen Sie, würde Ihr Chef gerne davon wissen?“

„Wir arbeiten gerade zusammen mit einigen Unternehmen wie dem Ihren an einer Idee – und unsere Kunden sagen, dass sie damit ihre Kosten im XY-Bereich entscheidend senken konnten. Meine Erfahrung sagt mir, dass Ihr Chef schnell einschätzen kann, ob diese Idee auch etwas für Ihr Unternehmen ist. Könnten Sie mich dazu mit ihm verbinden?“

Schöner Nebeneffekt: Sie machen damit deutlich, dass dem Chef eine entscheidende Chance entgeht, falls sie Ihr Gespräch nicht durchstellt.

Idee 2 für Ihre Telefonakquise: Erinnern Sie an ein Lob

Sekretärinnen lieben es, von ihrem Chef gelobt zu werden. Nutzen Sie das im Gesprächseinstieg bei der Telefonakquise! Erinnern Sie die Sekretärin an ein Kompliment, das ihr der Chef mal gemacht hat. Das könnte sich so anhören:

„Guten Tag, hier ist Peter Müller von Musterfirma. Hat sich Ihr Chef schon einmal bei Ihnen bedankt, weil Sie ihn mit jemandem in Kontakt  gebracht haben? Hier ist wieder eine Gelegenheit. Können Sie mich bitte durchstellen?“

„Gibt es einen Anlass, über die Anzahl
Ihrer Akquisetermine zu meckern?“

„Falls ja, haben wir die Lösung für sie, bitelco“
– direkt mehr Termine!

Idee 3: Appellieren Sie an die Hilfsbereitschaft

Menschen sind gerne hilfsbereit – auch Sekretärinnen. Versuchen Sie es bei der Telefonaqkuise deshalb auch einmal mit einem Appell. Das könnte so klingen:

„Hier ist Hans Mustermann von Musterfirma. Ich hoffe, Sie können mir helfen! Was, würden Sie vorschlagen, sollte ich tun, damit ich mich mit Herrn Müller treffen kann?“

Extra Tipp für Telefonakquise: Einfach durchstellen lassen

Sie können es auch einmal damit versuchen, sich einfach durchstellen zu lassen – so als wäre es die natürlichste Sache der Welt. Einfach mit den Worten:

„Guten Tag, würden Sie Herrn Mustermann bitte sagen, dass Peter von Musterfirma am Apparat ist.“

Es passiert häufig, dass die Sektretärin dann gar nicht nachfragt und durchstellt. Doch Vorsicht: Greifen Sie keinesfalls zu plumpen Tricks während Ihrer Telefonakquise und täuschen Sie keinesfalls vor, dass Ihr Anruf erwartet wird oder gar privater Natur sei.

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Carsten Kutzner

Über Carsten Kutzner

Carsten Kutzner ist Geschäftsführer und Gesellschafter der INtem® Gruppe. Als Key-Account-Manager, Trainerausbilder und -betreuer entwickelt er mit Firmen die erfolgversprechendste Strategie für messbar mehr Umsatz und nachhaltig mehr Erfolg. Mit jahrelanger Erfahrung als Gesellschafter, Geschäftsführer und Vertriebsleiter bringt er Expertise in der Vertriebssteuerung und fundiertes Vertriebs- und Branchenwissen mit.