Das Wichtigste in Kürze
Gewinnen Sie mehr Zeit für den Verkauf und die Aktivitäten, die Ihnen Erfolg bringen. Diese 7 Tipps zeigen Ihnen, wo Sie wirksam ansetzen und Ablenkungen ausschalten können!
7 Tipps, mit denen Sie sich stärker auf die entscheidenden Aktivitäten konzentrieren
1. Schalten Sie den Kaugummi-Effekt aus
Rekapitulieren Sie einmal in einer ruhigen Minute die Projekte, die gut gelaufen sind, und die, die problematisch waren. Vielfach gibt es dabei eine interessante Beobachtung: Bei den Projekten, denen viel Zeit eingeräumt wurde, gab es die meisten Hindernisse. Problemlos, erfolgreich und befriedigend dagegen verlaufen oft die spontanen Aktionen, die innerhalb kürzester Zeit durchgezogen wurden. Der Grund immer wieder: Hat ein Projekt viel Zeit, haben alle Beteiligten Zeit Bedenken zu äußern, Probleme zu entdecken, mögliche Gefahren zu finden oder sich mit an-deren Aufgaben zu beschäftigen.
Organisationspsychologen sprechen in diesem Zusammenhang davon, dass Aufgaben elastisch sind: Sie dehnen sich aus, wenn viel Zeit zur Verfügung steht, und ziehen sich zusammen, wenn die Zeit knapp ist. Zu einem Problem wird dieser Effekt, wenn Sie bedenken, dass gerade den wichtigen Projekten viel Zeit zur Verfügung gestellt wird. Die unwichtigen Aufgaben bekommen dagegen oft nur wenig Zeit.
Tipp: Überdenken Sie Ihre Zeitplanung bei der Vergabe von Aufgaben und Projekten. Setzen Sie bei den nächsten wichtigen Projekten, die Sie an Mitarbeiter oder Teams vergeben, eine eher kurze Deadline. Wo Sie früher einen Monat veranschlagt hätten, setzen Sie jetzt einen Termin von einer Woche oder drei Tagen. Das Ziel der kurzen Termine ist es nicht, den Mitarbeitern in immer weniger Zeit immer mehr Aufgaben aufzuhalsen – Ziel ist mehr Effizienz. Vergeben Sie deshalb nicht mehr Aufgaben, sondern setzen Sie bei den Aufgaben jeweils nur engere Fertigstellungstermine!
2. Unterbrechungen vermeiden
Untersuchungen zur Produktivität zeigen immer wieder, dass Büroangestellte im Durchschnitt nur 10 bis 15 Minuten ungestört an einer Aufgabe arbeiten können, bevor sie unterbrochen werden. Und danach dauert es dann wieder 15 Minuten, um nach einer Unterbrechung vollständig in den ursprünglichen Arbeitsfluss zu kommen. Die Konsequenz? Fast die Hälfte der produktiven Arbeitszeit geht verloren.
Tipp: Schaffen Sie bewusst ungestörte Arbeitsphasen. Leiten Sie Anrufe auf die Mailbox um, hängen Sie ein „Bitte nicht stören“-Schild an die Tür und schließen Sie unnötige Programme auf Ihrem Computer. Selbst wenn Sie nur fünfmal täglich unterbrochen werden, können Sie durch diese Maßnahmen mehrere Stunden zurückgewinnen.
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3. Benachrichtigungen abschalten
E-Mails, Social-Media-Benachrichtigungen und Messenger-Dienste sind massive Zeitfresser. Studien zeigen, dass 70 % aller E-Mails innerhalb von sechs Sekunden nach Eingang geöffnet werden – oft nur mit einem kurzen Blick, aber genug, um die Konzentration zu stören.
Tipp: Schalten Sie alle akustischen und visuellen Benachrichtigungen aus. Setzen Sie feste Zeiten für das Abrufen von E-Mails und Nachrichten, zum Beispiel einmal pro Stunde oder alle zwei Stunden. So behalten Sie den Fokus und gewinnen wertvolle Zeit zurück.
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4. Zu kleine Aufträge vermeiden
Ein oft unterschätzter Faktor: Wenn sich Ihre Aufträge auf viele kleine Deals verteilen, bleibt wenig Zeit für strategische Kundenbetreuung. Besonders kleinere Unternehmen haben häufig einen hohen Beratungsbedarf, was den Zeitaufwand weiter ausdehnt.
Tipp: Überprüfen Sie Ihre Kundenstruktur. Falls Ihr Zeitmangel durch viele kleine Aufträge entsteht, setzen Sie gezielt auf größere Kunden mit höherem Umsatzpotenzial.
5. Alle Aufgaben priorisieren
Viele Verkäufer verlieren Zeit, weil sie sich von dringenden, aber weniger wichtigen Aufgaben leiten lassen. Statt den Fokus auf wirklich umsatzrelevante Tätigkeiten zu legen, werden sie von E-Mails, internen Meetings oder administrativen Kleinigkeiten ausgebremst.
Tipp: Nutzen Sie eine Priorisierungsmethode wie die Eisenhower-Matrix oder die ABC-Analyse. Konzentrieren Sie sich auf Aufgaben mit hoher Wirkung und reduzieren Sie Zeit für nebensächliche Arbeiten.
6. Batching-Technik anwenden
Die Batching-Technik, ein bewährtes Prinzip aus dem Zeitmanagement, hilft dabei, den Fokus zu behalten und effizienter zu arbeiten. Dabei geht es darum, ähnliche oder gleichartige Aufgaben zu bündeln und in festen Zeitblöcken abzuarbeiten, anstatt sie über den ganzen Tag zu verteilen.
Extra-Tipp:
Denken Sie auch daran, regelmäßig Pausen zu machen. Das betrifft die Tagesplanung ebenso wie die langfristige Arbeitssteuerung. Planen Sie das Jahr bzw. die Quartale oder Monate möglichst so, dass sich stressigere und ruhigere Phasen abwechseln. Bündeln Sie Aktivitäten, die zum Beispiel viele Reisen und Termine erfordern, zu besonders aktiven – stressigen! – Phasen, und planen Sie andere Wochen, in denen eher weniger los ist. So haben die Mitarbeiter die Chance, Höchstleistung abzurufen, wenn es nötig ist.
Tipp: Nutzen Sie eine Priorisierungsmethode wie die Eisenhower-Matrix oder die ABC-Analyse. Konzentrieren Sie sich auf Aufgaben mit hoher Wirkung und reduzieren Sie Zeit für nebensächliche Arbeiten.
7. „No Meeting Days“ einführen
Meetings sind wichtig – aber immer wieder so lang und so häufig, dass sie die Produktivität gefährden können. US-Unternehmen wie Facebook, Asana oder Shopify haben daher einen einfachen, aber effektiven Ansatz eingeführt: sogenannte „No Meeting Days“. An diesen Tagen werden grundsätzlich keine internen Meetings abgehalten, sodass sich alle Mitarbeiter voll und ganz auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können.
Tipp: Gerade im Vertrieb kann dieser Ansatz einen enormen Unterschied machen. Verkäufer brauchen ungestörte Zeitblöcke für Kundengespräche, Angebotserstellung, Follow-ups und strategische Akquise. Wenn der Tag jedoch durch interne Abstimmungsrunden oder lange Meetings unterbrochen wird, bleibt oft nur wenig Zeit für diese essenziellen Aufgaben.
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Über den Author
Carsten Kutzner ist Geschäftsführer und Gesellschafter der INtem® Gruppe. Als Key-Account-Manager, Trainerausbilder und -betreuer entwickelt er mit Firmen die erfolgversprechendste Strategie für messbar mehr Umsatz und nachhaltig mehr Erfolg. Mit jahrelanger Erfahrung als Gesellschafter, Geschäftsführer und Vertriebsleiter bringt er Expertise in der Vertriebssteuerung und fundiertes Vertriebs- und Branchenwissen mit.
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