Fachartikel > Haben alle die gleichen Infos? So optimieren Sie die Kommunikation im Team

„Das hat mir keiner gesagt!“ Oder: „Davon wusste ich nichts!“ Wie oft haben Sie als Führungskraft solche Sätze von Ihren Mitarbeitern schon gehört, wenn etwas schiefgelaufen ist oder eine neue Regelung nicht beachtet wurde? Wenn Sie so etwas nie wieder hören wollen, dann machen Sie sich jetzt Gedanken über eine bessere Kommunikation und eine bessere Verteilung der Informationen in Ihrem Team. Hier zwei Anregungen, die beinahe Wunder wirken können.

Schaffen Sie klare Kommunikationsregeln

Der Grundgedanke ist: Schaffen Sie Regeln dafür, was an wen kommuniziert werden muss. Beantworten Sie dazu einfach diese 3 Fragen:

  • Welche Arten von Informationen gibt es in Ihrem Team?
  • Wer hat sie zuerst?
  • Wer muss sie bekommen?

Aus den Antworten ergeben sich beinahe automatisch die Regeln.

Beispiel: Mitarbeiter A und B bekommen immer zuerst alle neuen Produkt-Informationen, die für alle Mitarbeiter Ihres Teams wichtig sind. Also werden Mitarbeiter A und B dazu verpflichtet, diese Informationen sofort (zum Beispiel) per Mail an alle Mitarbeiter weiterzuleiten.

Schaffen Sie eine zentrale Informationsplattform

Bewährt – gerade in Teams mit Außendienstmitarbeitern – hat sich diese Idee: Rufen Sie einen Office-Newsletter ins Leben: die Zeitung für Ihr Team oder Ihre Abteilung. Dieser Newsletter erscheint einmal wöchentlich und wird verantwortlich von einem Mitarbeiter erstellt. Er sammelt freitags alle Informationen, die für die folgende Woche wichtig sind, und gegebenenfalls über wichtige Ereignisse der abgelaufenen Woche. Montags erscheint dann der Newsletter, der an alle als einfache Text-E-Mail geht. Zum Beispiel mit diesen festen Rubriken:

  • Wer tut in dieser Woche was?
  • Wer ist im Urlaub? Wer kommt aus dem Urlaub zurück?
  • Welche Ereignisse stehen in dieser Woche an?
  • Wer kommt in dieser Woche wann zu Besuch?
  • Welche Neuerungen gibt es in der verwendeten Büro-/Kommunikationstechnik?

So bleiben sogar Außendienstler immer auf dem Laufenden, selbst wenn sie konstant unterwegs sind.

 

Turbo-Tipp: Machen Sie Schluss mit Verteilern

Sie werden fast überall eingesetzt: die vorgefertigten Verteiler auf kopierten Info-Zetteln. Typisch sind die langen Listen von Namenskürzeln. Schaffen Sie diese Unsitte ab, denn sie hat den gegenteiligen Effekt. Steht eine lange Liste von Namen darauf, denkt der Einzelne nur: „Das ist ja nicht für mich persönlich, das kann nicht so wichtig sein …“ – und verzichtet auf die Lektüre.

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Helmut Seßler

Über Helmut Seßler

Helmut Seßler ist Gründer und Geschäftsführer der INtem®-Gruppe. Er hat mit dem INtem®-Team drei Deutsche Trainingspreise, einen Weiterbildungsinnovationspreis, 11 Internationale Deutsche Trainingspreise, 3 Europäische Preise für Training, Beratung und Coaching gewonnen und den Human Ressource Excellence Award erhalten. Zudem ist er Autor zahlreicher Fachartikel und hat mehrere Bücher zu den Themen Beziehungsmanagement, Verkauf und Führung geschrieben. Seine Aufgaben sind die Aus- und Weiterbildung der INtem Trainer. Weiterhin entwickelt er neuste Trainings wie z.B.: das INtem®-Limbic®-Sales Training >Emotionales Verkaufen und das Achtsamkeitstraining. Als NLP-Lehrtrainer, NLP Lehrcoach und MBA setzt er die wissenschaftlichen Erkenntnisse in praxisorientierte Intervalltrainings um.