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Die 3 entscheidenden Tipps für effiziente Meetings

Schlechte Vorbereitung, endlose Monologe, Zerreden von Themen, Vertagen von Entscheidungen und Beschlüssen … schlechte Meetings sind eine der besten Möglichkeiten, um Arbeits- und Verkaufszeit zu vergeuden und die Motivation der Mitarbeiter spürbar zu drosseln. Doch eigentlich sollte es so sein: Bei guten Meetings tauschen Sie und Ihre Mitarbeiter wertvolle Erfahrungen aus, entwickeln Ideen, lösen gemeinsam Probleme, legen gemeinsame Ziele fest. Kurz: Meetings können extrem wertvoll und mitentscheidend für Ihren Erfolg sein. Hier sind die drei wichtigsten Tipps dazu (zum Anfordern gibt es noch sieben weitere Tipps – siehe unten):

Tipp 1: Kein Meeting ohne schriftliche Einladung und Tagesordnung

Ob ein Meeting straff geführt, ergebnisorientiert und interessant wird, das entscheiden Sie als Organisator vor dem Termin! Dann nämlich, wenn Sie die Themen planen und die Teilnehmer mit Tagesordnung schriftlich einladen. Der häufigste Fehler: Meetings werden einfach angesetzt, ohne vorher eine Tagesordnung mit den zu besprechenden und zu beschließenden Themen an die Teilnehmer zu verteilen. Der Effekt: Keiner bereitet sich vor, trotzdem fühlen sich viele bemüßigt, etwas zu sagen. Reine Glückssache, wenn dabei in angemessener Zeit etwas Sinnvolles herauskommt! So machen Sie es besser: Stellen Sie für jedes Meeting eine Tagesordnung mit den aktuellen Themen zusammen. Versenden Sie die Tagesordnung rechtzeitig vor dem Termin – zusammen mit der deutlichen Aufforderung, dass die Teilnehmer mit ihren Ideen und Lösungsvorschlägen ins Meeting kommen sollen. Wenn Sie gleichzeitig einen Zeitplan für das Meeting machen (siehe Extra-Tipp links), dann stellen Sie sicher, dass die Zahl der sinnvollen Diskussionsbeiträge dramatisch ansteigt und dass Sie schnell zu Ergebnissen kommen.

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Und was ist mit den festen Besprechungsterminen?

Die berüchtigten „Montags-Meetings“ sind ein Graus für ganze Heerscharen von Angestellten. Im schlimmsten Fall trifft man sich wöchentlich, weil es eben schon immer so ist, plaudert über dieses und jenes – heraus kommt dabei eigentlich nie etwas … Deshalb: Sorgen Sie dafür, dass Variation in Ihre regelmäßigen Meetings kommt. Beispiele: Veranstalten Sie Ihre regelmäßigen Meetings immer wieder mal an einem anderen (zum aktuellen Thema passenden) Ort. Wollen Sie etwa die Verkaufsaktivitäten zu einer aktuellen Marketingkampagne beschließen, dann findet das Meeting nicht wie üblich im Besprechungsraum statt, sondern zum Beispiel beim Kollegen von der Marketingabteilung. Eine weitere Möglichkeit, um regelmäßige Meetings zu entstauben: Delegieren Sie die Organisation (Einladung, Tagesordnung, Raumplanung) reihum an Ihre Mitarbeiter. Das sorgt automatisch für Abwechslung – und gleichzeitig haben Sie als Führungskraft Zeit gewonnen! Willkommener Nebeneffekt: Ihre Mitarbeiter machen sich Gedanken über Sinn und sinnvolle Gestaltung von Meetings und werden zukünftig dazu beitragen, dass Ihre Meetings effizienter bleiben.

Tipp 2: Flipchart

Machen Sie das Flipchart zum wichtigsten Teilnehmer an Ihren Meetings! Alles, was auf dem Flipchart oder der Pinnwand steht, wird von den Teilnehmer als wichtig wahrgenommen. Wenn Sie bisher als Meetingleiter häufiger daran verzweifeln, dass Ihre Mitarbeiter nicht umsetzen, was doch ausdrücklich besprochen worden ist, dann könnte hier Ihre Lösung liegen: Halten Sie im Meeting alles, was wichtig ist, sofort durch Stichworte, kleine Zeichnungen oder Diagramme auf dem Flipchart oder mithilfe von Karten auf der Pinnwand fest. Setzen Sie diese Idee zumindest testweise einmal ganz radikal um: Was nicht wert ist, auf dem Flipchart festgehalten zu werden, ist auch nicht wert, auf die Tagesordnung eines Meetings zu kommen bzw. besprochen zu werden.

Ein weiterer Vorteil der Flipchart-Technik: Sie sorgen dafür, dass das Thema nicht abschweift! Wenn Sie das Kernthema des Meetings – zum Beispiel eine wichtige Aufgabe oder ein Ziel – auf das Flipchart geschrieben haben, dann können Sie immer, wenn die Gespräche drohen abzudriften, auf das Flipchart deuten und fragen: „Passt das dazu?“ Oder: „Bringt uns das in diesem Punkt weiter?“ Kurz: Sie sorgen für Konzentration auf das wichtige Thema. Beachten Sie aber: Die modernen technischen Hilfsmittel machen diese Visualisierung einfacher. Verzichten Sie in Ihren Meetings trotzdem auf Power-Point und Beamer.

Extra-Tipp

Eine der schlimmsten Eigenheiten von schlecht organisierten Meetings ist die, dass sie schnell ausufern und stundenlang dauern. Deshalb: Kalkulieren Sie anhand der Tagesordnungspunkte ein Zeitbudget. Und legen Sie dann noch einen drauf: Kappen Sie Ihr kalkuliertes Zeitbudget einfach um ein Drittel! Sie werden feststellen, dass auch diese Zeit fast immer ausreicht, um zu Ergebnissen zu kommen – und freuen Sie sich dann über die gewonnene Zeit!

Erst wenn die Notizen live im Meeting entstehen – ganz klassisch mit Pinnwand und Flipchart –, verbinden sie sich mit den besprochenen Themen und Entscheidungen. Eine vorgefertigte Beamerpräsentation bleibt immer ein – eben vorgefertigter – Fremdkörper in der Dynamik der Besprechung. Trotzdem können Sie die Vorzüge der modernen Technik nutzen: Machen Sie mit einer Digitalkamera Fotos von den wichtigstes Charts und Pinnwänden, und verteilen Sie die Bilder zusammen mit dem Ergebnisprotokoll!

Tipp 3 für effiziente Meetings: Die Ergebnisse zählen!

Zu einem Motivationskiller Nummer 1 werden Meetings dann, wenn sie keine konkreten Ergebnisse bringen. Ein Meeting, das nicht in konkrete Aufgaben, Beschlüsse, Ziele mündet, hinterlässt die Teilnehmer ratlos: Alle kennen dann die Probleme, aber keiner weiß, wo es langgeht. Deshalb: Machen Sie es sich zum eisernen Grundsatz, dass jeder Tagesordnungspunkt mit einem bestimmten Ergebnis, einer Entscheidung und ganz konkreten Aufgaben und Terminen endet (Was? Von wem? Bis wann?). Selbstverständlich werden diese Daten im Ergebnisprotokoll festgehalten und konsequent beim nächsten Treffen überprüft und besprochen.

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Was aber, wenn Sie noch keine Entscheidung treffen können? Oft kommt es vor, dass eine Entscheidung zu einem wichtigen Punkt Ihrer Tagesordnung nicht getroffen werden kann – zum Beispiel, weil ein Mitarbeiter in der Besprechung auf ein neues Problem aufmerksam gemacht hat oder weil noch Informationen fehlen oder weil keiner eine gute Lösungsidee hat. Verzichten Sie in solchen Situationen nicht auf eine konkrete Aufgabenverteilung mit Terminen und Zielen. Verteilen Sie trotzdem Aufgaben wie: Informationsbeschaffung zum Thema A bis zum Tag B durch Mitarbeiter C. Das Schlimmste in dieser Situation wäre es, die unklaren Punkte einfach zu vertagen und auf das nächste Meeting zu verschieben. So entstehen die gefürchteten Dauerbrennerthemen.

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Helmut Seßler

Über Helmut Seßler

Helmut Seßler ist Gründer und Geschäftsführer der INtem®-Gruppe. Er hat mit dem INtem®-Team drei Deutsche Trainingspreise, einen Weiterbildungsinnovationspreis, 11 Internationale Deutsche Trainingspreise, 3 Europäische Preise für Training, Beratung und Coaching gewonnen und den Human Ressource Excellence Award erhalten. Zudem ist er Autor zahlreicher Fachartikel und hat mehrere Bücher zu den Themen Beziehungsmanagement, Verkauf und Führung geschrieben. Seine Aufgaben sind die Aus- und Weiterbildung der INtem Trainer. Weiterhin entwickelt er neuste Trainings wie z.B.: das INtem®-Limbic®-Sales Training >Emotionales Verkaufen und das Achtsamkeitstraining. Als NLP-Lehrtrainer, NLP Lehrcoach und MBA setzt er die wissenschaftlichen Erkenntnisse in praxisorientierte Intervalltrainings um. Erfahren Sie mehr über Helmut Seßler

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