Professionelles Delegieren: Wie Sie wirklich mehr Zeit gewinnen und die Zügel in der Hand behalten
Wer professionelles Delegieren nicht kann, weiß schnell nicht mehr, wo ihm der Kopf steht. Wer schlecht oder falsch delegiert, hat bald nur noch Erfüllungsgehilfen um sich, die nicht selbst mitdenken. Was können Sie tun, um das zu vermeiden? Hier die Antwort:
Beginnen Sie bei sich selbst und überdenken Sie Ihre Einstellung. Denkweisen wie „Meine Aufgaben sind nicht delegierbar! Keiner kann es so gut wie ich! Da ist ja meine Position gefährdet!“ sind kurzfristige Denkweisen und sehr oft unternehmensschädigend. Ein geflügeltes Wort sagt: „Ein guter Vorgesetzter hat sehr gute Mitarbeiter, ein weniger guter Vorgesetzter hat schlechte Mitarbeiter.“
Professionelles Delegieren: Warum es so viele nicht tun
Aus der Erfahrung unzähliger INtem-Trainings ist bekannt, dass es nicht nur die Unfähigkeit Verantwortung abzugeben ist, die Menschen daran hindert, zu delegieren, sondern viele Chefs haben damit schlechte Erfahrungen gemacht oder wissen nicht, wie sie wirkungsvoll delegieren sollen. Manchmal bestehen sie aber nur darauf, dass es weiterhin so gehandhabt wird, wie es schon immer gehandhabt wurde. Die einen haben Angst vor möglichen Informationsverlusten, die anderen trauen es ihren Mitarbeitern einfach nicht zu. Überprüfen Sie deshalb zuerst Ihre eigene Einstellung. Fragen Sie sich: „Was nutzt mir professionelles Delegieren? Wie hoch werden meine Entlastung und mein Zeitgewinn?“
Nutzen Sie Ihre Mitarbeiterqualitäten und fördern Sie die Entwicklung Ihrer Mitarbeiter. Steigern Sie so deren Motivation. Binden Sie Ihre Mitarbeiter durch verantwortungsvolle Tätigkeiten an Ihr Unternehmen und nicht zuletzt: Bedenken Sie, wie viel mehr Zeit Ihnen dadurch für wichtige – und nicht für dringende – Aufgaben bleibt. Übertragen Sie deshalb nicht nur Arbeiten, sondern auch Aufgaben, Kompetenz und Verantwortung.
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3 goldenene Regeln für professionelles Delegieren
- Übertragen Sie ganze Aufgabenbereiche. Verteilen Sie Kuchen statt Krümel.
- Delegieren Sie ergebnis- und nicht erledigungsorientiert, d.h. erklären Sie Ihrem Mitarbeiter nicht, was er tun soll, sondern welches Ergebnis Sie von ihm erwarten.
- Richten Sie ein Kontrollsystem ein, mit dem sich Abweichungen der vereinbarten Normen erkennen und korrigieren lassen.
Alle diese Vorbereitungen nehmen Ihnen natürlich anfangs etwas von Ihrer Zeit. Auch die Einarbeitung der Mitarbeiter geht zu Lasten Ihres Zeitkontos. Diese Zeit ist jedoch gut investiert. Sicher werden sich sehr schnell die ersten Entlastungseffekte einstellen, so dass Ihr Zeitkonto bald einen beachtlichen Haben-Saldo aufweisen wird.
Schritt 1:
Die richtige Person finden Verteilen Sie Aufgaben nicht einfach an Mitarbeiter, die gerade Zeit haben oder sich anbieten. Definieren Sie, welche Qualitäten oder Eigenschaften für die jeweilige Aufgabe wichtig sind. Delegieren Sie die Aufgabe dann an den Mitarbeiter, der diesem Anforderungsprofil entspricht. Passt kein Mitarbeiter dazu, prüfen Sie die Möglichkeit, die Aufgabe extern zu vergeben.
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Schritt 2:
Definieren Sie das Ziel oder das Projekt exakt Wenn Sie einem Mitarbeiter nur sagen: „Erledigen Sie das und das!“, sind Probleme vorprogrammiert. Definieren Sie deshalb exakt das Projekt oder die Aufgabe, um Missverständnisse möglichst auszuschließen. Halten Sie deshalb klar fest, was bis wann und warum erledigt werden muss. Das Warum ist gerade bei langweiligen Routine-Aufgaben wichtig.
Schritt 3: Besprechen Sie das Vorgehen
Hier liegt ein häufiger Grund für das Scheitern von Delegation: Der Mitarbeiter übernimmt fröhlich die Aufgabe und geht dabei so vor, wie er es für richtig hält. Sofort geht der Vorgesetzte dazwischen: „So können Sie das aber nicht machen …“ Besprechen Sie also beim Start das Vorgehen und die einzelnen Tätigkeiten. Fragen Sie den Mitarbeiter, wie er vorgehen möchte. Sagen Sie ihm vorab klar, wenn Ihnen ein bestimmtes Vorgehen wichtig ist.
Schritt 4: Treffen Sie sich zwischendurch
Vereinbaren Sie Termine, zu denen der Mitarbeiter Zwischenstände über den Verlauf des Projekts oder den Fortgang der an ihn delegierten Aufgaben liefert. So können Sie rechtzeitig steuernd eingreifen und Maßnahmen besprechen, falls etwas nicht im Plan liegt.
Schritt 5: Feedback am Ziel
Ist das Ziel eines delegierten Projekts erreicht, planen Sie ein Feedback-Gespräch ein. Hier können Sie mögliche Probleme klären. Oft haben Mitarbeiter auch gute Ideen zur Verbesserung der Abläufe.
Und nicht zu vergessen: Jetzt ist ein guter Zeitpunkt, um Ihre Dankbarkeit zu zeigen, wenn alles gut gelaufen ist! Schließlich hat Ihnen der Mitarbeiter dann das Wertvollste gegeben, was Sie heute bekommen können: Zeit!
Extra-Tipp
Wichtiger Tipp für Sie selbst: In Seminaren wird gelehrt, dass es für Verkäufer wichtig ist, den Augenkontakt zu halten. Das ist zwar richtig – achten Sie jedoch besonders darauf, den Kunden niemals zu lange anzustarren. Denn langes Fixieren ist in unserem Kulturkreis ein unerwünschtes Verhalten: „Man starrt den anderen nicht an! Angestarrt werden nur Tiere im Zoo!“ Deshalb wird ein zu intensiver Blickkontakt leicht als unangenehm oder sogar als Angriff gewertet!
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