Fachartikel von Friedhelm Weicker
Motivierende Büroarbeitsplätze im Vertrieb
Im Vertrieb hat sich eine Menge getan: Die Fahrzeugflotte hat ein Durchschnittsalter von 1 ½ Jahren, die aktuellen Telekommunikationsmöglichkeiten werden voll genutzt, das Vertriebsinformationssystem ist auf dem neusten Stand und alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit Kundenkontakt nehmen regelmäßig an Qualifikationsmaßnahmen von INtem teil.
Und die Büroarbeitsplätze? Nicht selten ein Sammelsurium von antiken Liebhaber-Stücken, Schnäppchen aus Insolvenzmassen und Sperrmüll. In einem solchen Umfeld soll telefoniert, akquiriert werden, hier sollen Angebote geschrieben, Aufträge erfasst und verfolgt werden. Hier ist der Dreh- und Angelpunkt für alle Informationen vom Kunden und für alle für die Kunden wichtigen Informationen. Im Vertriebsbüro wird an der Zukunft, am Fortbestand und an der Weiterentwicklung des Unternehmens gearbeitet. Sicher: Die Leistungsfähigkeit des Vertriebsbüros ist auch eine Frage der Menschen, die die Arbeit leisten, deren Qualifikation, deren Ideen, deren Engagements. Alles andere – vom Kugelschreiber bis zum Arbeitsplatz – sind „nur Werkzeuge“. Aber – und die Produktion hat das schon lange erkannt – schlechte Werkzeuge behindern die Leistungsfähigkeit, gute Werkzeuge fördern sie.
Für die Gestaltung von Büroarbeitsplätzen gibt es Vorschriften
Für die Gestaltung des „Werkzeugs Büroarbeitsplatz“ gibt es eine Reihe von Normen und Vorschriften. Die größte Bedeutung haben dabei die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV), die Arbeitsstätten-Richtlinien (ASR) zur Arbeitsstättenverordnung, die Sicherheitsregeln der Verwaltungsberufsgenossenschaft und hier besonders die ZH 1/535 (Büroarbeitsplätze ) und die ZH 1/618 (Bildschirmarbeitsplätze im Büro), die DIN 4543-1 (Flächen im Büro) und die EU-Richtlinie 90/270/EWG (Bildschirm-Arbeitsplätze) sowie die daraus abgeleitete Bildschirmarbeitsverordnung (BildschArbV). Diese Regeln haben für die Gestaltung von Büroarbeitsplätzen die gleiche Relevanz wie Bilanzierungsvorschriften für die Buchhaltung! Aber auch unabhängig von irgendwelchen Vorschriften gibt es gute Gründe für bessere Vertriebsbüros, denn Vertriebserfolg ist nicht zuletzt abhängig von der Effizienz der Büroarbeit. Trotz besserer technischer Hilfsmittel sind die physischen und psychischen Anforderungen an die Vertriebsmitarbeiter in der aktuellen Marktsituation enorm gestiegen. Es gilt, den so entstandenen Leistungsdruck durch erhöhte Qualität des Arbeitsplatzes und des Arbeitsumfelds wenigstens teilweise aufzufangen und eine Bürosituation zu schaffen, die das Wohlbefinden am Arbeitsplatz und die Freude an der Arbeit fördern. Nur wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, kann die Identifikation mit Aufgabe und Unternehmen den Grad erreichen, der im scharfen Wettbewerb für einen erfolgreichen Vertrieb notwendig geworden ist.
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Bessere Vertriebsbüros motivieren
Immer höher qualifizierte und mehr geforderte Mitarbeiter im Vertrieb lassen sich immer weniger mit einem Arbeitsplatz und einem Arbeitsumfeld abspeisen, an und in dem sie sich physisch und psychisch unwohl fühlen. Mitarbeiter im Büro werden immer nachhaltiger auf humane und aufgabenorientierte Ausstattung und Gestaltung ihres Arbeitsplatzes und ihres Arbeitsumfelds drängen. Die Qualität der Arbeitsgestaltung wird zu einem Faktor, der über die Wahl der Arbeitsstelle und über den Verbleib oder einen Arbeitsplatzwechsel mitentscheidet. Dabei ist häufig die Summe der belastenden „kleinen Dinge“ der große Motivationskiller: die klemmende Schublade, die zu klein bemessene Arbeitsfläche, nicht sinnvoll angeordnete Arbeitsmittel, ein ausgeleierter Bürodrehstuhl. Im Arbeitsumfeld können sich schlechtes Raumklima, permanente akustische Störungen und eine unzureichende Beleuchtung negativ auf Leistung und Motivation der Mitarbeiter auswirken. Solche Arbeitsbedingungen bleiben nicht ohne Folgen: Eine Studie der Universität München zeigt, dass 32 % aller Kündigungen auf schlechte (also gesundheitsschädliche und/oder motivationshemmende) Arbeitsbedingungen zurückzuführen sind. Und mit 40 % ebenfalls weit vorne steht die (schlechte) betriebliche Organisation, wozu auch die entsprechenden Sachmittel zu zählen sind. Die Bezahlung als Kündigungsgrund rangiert deutlich weiter hinten. Es sind also nicht nur persönliche, emotionale oder gar egoistische Gründe, die Mitarbeiter dazu bringen, sich innerlich oder dann schließlich tatsächlich von ihrem Unternehmen zu verabschieden.
Eine aufgaben- und benutzerorientierte Sachmittelausstattung des Büroarbeitsplatzes, einwandfreie klimatische, akustische und lichttechnische Verhältnisse sowie gute Raumgestaltung verbessern die Arbeitsbedingungen und können so entscheidend zur Selbstwertbestätigung der Mitarbeiter beitragen, ihre Bindung an und ihre Identifizierung mit dem Unternehmen und seinen Zielen fördern.
Bessere Vertriebsbüros sparen Kosten
Die optimale Gestaltung von Arbeitsplätzen und Arbeitsumfeld im Vertrieb bietet die Chance, brachliegende Leistungsreserven und damit Produktivitätspotenzial zu erschließen. Organisationsfachleute sind sich einig, dass an vielen Büroarbeitsplätzen ein erheblicher Teil der Arbeitszeit unproduktiv bleibt. Schätzungen sprechen von mindestens 25 % der bezahlten Arbeitszeit. Hierfür werden zwei wesentliche Gründe genannt: zum einen die oft ungenügende Arbeitsplatzorganisation, zum anderen ein demotivierendes oder gar belastendes, gesundheitsschädigendes Arbeitsumfeld. Ersteres behindert die Arbeitsabläufe und reduziert Arbeitsleistung und Arbeitsqualität. Letzteres ist eine direkt wirksam werdende und unnötige Kostenquelle: sie verursacht Arbeitsausfälle! Gemessen an diesen Verlusten sind die Mehrkosten für menschen- und leistungsgerechte Arbeitsplatzgestaltung verschwindend gering.
Eine an den Bedürfnissen der arbeitenden Menschen und an den Anforderungen der Aufgabe ausgerichtete Büroeinrichtung, ergänzt durch eine funktionale und humane Raumgestaltung, wirkt diesen Erscheinungen entgegen. Sie verbessert die Arbeitsorganisation, steigert Arbeitsqualität und -quantität, gewährleistet den vorbeugenden Gesundheitsschutz der Mitarbeiter und unterstützt Motivation und Engagement.
Bessere Vertriebsbüros schaffen Erfolg
Beispiele aus der Praxis und arbeitswissenschaftliche Untersuchungen zeigen, dass Unternehmen in der Büroarbeit dann erfolgreich sind, wenn sie Arbeitsplätze und Arbeitsumfeld bewusst planen und organisieren. Solche Unternehmen stellen ihren Mitarbeitern Arbeitsmittel zur Verfügung, mit denen die Arbeitsaufgabe reibungslos, fehlerfrei und sicher umgesetzt werden kann. Das bedeutet zum Beispiel: gebrauchstaugliche Software benutzen, ergonomisch und sicherheitstechnisch einwandfreie Büroeinrichtung, Geräte und andere Arbeitsmittel beschaffen, nur geprüfte und gewartete Arbeitsmittel einsetzen, die Arbeitsumgebung ergonomisch gestalten, so dass die Leistungsfähigkeit und Leistungsbereitschaft der Mitarbeiter gefördert werden und Mitarbeiter und Kunden gerne ins Unternehmen kommen. Zu diesem Wohlfühlklima gehören auch ausreichend und unverstellte Verkehrswege, gesundes Raumklima und optimale Beleuchtung, Arbeitsplätze, die den Arbeitsablauf fördern, hygienische, einwandfreie und geeignete Sozial- und Sanitäreinrichtungen.
Kriterien für motivierende Büroarbeitsplätze im Vertrieb
Mehr Leistung im Büro ist also nicht zuletzt eine Frage des „richtigen Werkzeugs“. Richtig gestaltet, erfüllt das „Werkzeug Arbeitsplatz“ alle Leistungsanforderungen, sowohl unter Berücksichtigung der Bedürfnisse des Mitarbeiters als auch der Faktoren, die sich aus der Notwendigkeit einer rationellen Aufgabenerfüllung ergeben. Wichtige Kriterien für dieses „Werkzeug“ sind:
- ein Arbeitsplatz, dessen Arbeitsflächen ausreichend bemessen und den Aufgaben entsprechend angeordnet sind.
- ein organisierter Arbeitsplatz, an dem Unterlagen und Geräte übersichtlich und griffbereit vorhanden sind.
- ein Arbeitsplatz mit ausreichend Stauraum für die Arbeitsunterlagen.
- ein Arbeitsplatz für die variable Integration informations- und kommunikationstechnischer Systeme.
- ein Arbeitsplatz, der Bildschirmarbeit in einer ermüdungsfreien Körperhaltung zulässt.
- ein Arbeitsplatz ohne Direkt- und/oder Reflexblendung auf dem Bildschirm.
- ein Arbeitsplatz mit einem Bildschirm, auf dem der Mitarbeiter die Zeichen nicht erraten muss, sondern deutlich erkennen kann.
- ein Arbeitsplatz, der sich verändernden Arbeitsbedingungen dynamisch anpassen lässt.
- ein Arbeitsplatz mit einer für Bildschirmarbeit ausreichenden Plattentiefe.
- ein Arbeitsplatz, der unterschiedlichen Benutzern höhenvariable Arbeitsflächen bietet – besonders wichtig bei Desk-Sharing im Vertriebs-Außendienst.
- ein ergonomisch gestalteter Arbeitsstuhl, der wechselnde Sitzpositionen erlaubt und die Bewegungsabläufe im Sitzen permanent unterstützt.
- ein Arbeitsplatz mit ausreichend freier Bewegungsfläche für den Mitarbeiter.
- ein Arbeitsplatz mit Raum für Haltungswechsel – für Sitzen, Stehen und Bewegung.
- ein Arbeitsplatz, der Bewegungsanlässe schafft.
- ein Arbeitsplatz, der durch die Wahl der Möblierung zu Bewegung und Haltungswechseln auffordert.
- ein Arbeitsplatz mit regulierbarer Umgebungshelligkeit.
- ein Arbeitsplatz ohne permanente visuelle oder akustische Störungen.
- ein Arbeitsplatz in einem behaglichen Raumklima.
- ein Arbeitsplatz, der sowohl Privatsphäre als auch Kommunikationsmöglichkeiten bietet.
- ein Arbeitsplatz, wie ihn der Chef auch gerne hätte.
So gestaltete Arbeitsplätze bieten alle Chancen zu rationeller Aufgabenerfüllung und hoher Arbeitsqualität, weil sie den Mitarbeitern die Chance zu maximaler Leistung einräumen. Vor ca. 400 Jahren ließ Shakespeare seinen Helden Macbeth sagen: „Die Arbeit, die uns freut, wird zum Ergötzen!“ Heute zeigen Erfahrungen aus vielen Büros, dass Menschen, die sich in ihrer Arbeitsumgebung wohl fühlen, auch komplexe Aufgaben hoch motiviert angehen. Organisations-, Ausfall- und Krankheitskosten sinken, das Leistungsniveau und die Motivation (oder vielleicht eher umgekehrt?) steigen. Damit leistet ein optimal gestaltetes Vertriebsbüro einen wichtigen Beitrag zur Wettbewerbsfähigkeit und mithin zum Erfolg des Unternehmens.
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