Fachartikel von Sonja D`Angelo
SAP-Einführung: So motivieren Sie Ihre Mitarbeiter im Verkauf, die Veränderung zu bewältigen
Bei der Einführung eines ERP-Systems wie SAP müssen Sie auf Seiten der Mitarbeiter Vorurteile überwinden und verhindern, dass diese aufgrund der Veränderungen und Umstellungen in ein Demotivationsloch fallen. Demotivierte Mitarbeiter in die effiziente Handhabung eines neuen und für das Unternehmen überlebensnotwendigen Systems einzuführen – das kann existenzbedrohend sein. Zumal dann, wenn es die Mitarbeiter im Verkauf betrifft. Denn dort werden die „Gehälter verdient“. Was können Sie tun, um die Demotivationsfalle zu umgehen und das Ziel zu erreichen, die SAP-Einführung ohne Umsatzverlust zu bewältigen – und vielleicht sogar mit einer Umsatzsteigerung?
Reibungsverluste durch Software-Einführung
Ist es bei Ihnen auch so? Zur Unterstützung im Projekt und zur Sicherstellung, dass bei der SAP-Einführung die Prozesse aus dem Verkauf angemessen Berücksichtigung finden, entsendet der Verkauf einen sogenannten Key-User. Dieser hat die Aufgabe, die Einführung in der eigenen Abteilung zu unterstützen. Er ist Ansprechpartner für die Kollegen in der eigenen Abteilung, die externen Berater und die Projektleiter. Wenn Sie einen Ihrer besten Mitarbeiter für das ERP-Projekt freistellen, riskieren Sie einiges: Der Umsatz des Mitarbeiters könnte während der Projektzeit rückläufig sein. Denn Ihr „bestes Pferd im Stall“ steht für sonstige Aufgaben und Arbeiten nicht zur Verfügung. Dies kann aufs Team zurückstrahlen, dem jener Mitarbeiter fehlt. Des Weiteren könnten Kollegen neidisch sein, weil sie selbst nicht im Projekt mitarbeiten – aber durch den „Ausfall“ des Kollegen Überstunden machen müssen. Die Folgen: Neben dem Umsatzrückgang droht eine erhebliche Abkühlung des Betriebsklimas: Alle Mitarbeiter – auch der Key-User – fahren angesichts der Situation ihr Engagement zurück.
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Die Aufgaben und Motivationsprobleme des Key-Users
Zu den wichtigsten Aufgaben des Key-Users im Projekt „SAP-Einführung“ gehören:
- die Vertretung der fachlichen Interessen im Projekt,
- der Know-how-Transfer der Businessprozesse an die Projekt-Berater,
- die Unterstützung bei der Analyse der Verkaufsprozesse und
- die Unterstützung bei der End-User-Schulung sowie bei Support-Aufgaben in der Abteilung.
Motivationsprobleme seitens des Key-Users sind angesichts der Bedeutung der Aufgaben fatal. Dabei gilt: Die größten Motivationsprobleme treten nicht im Projekt selbst auf, sondern dann, wenn der Key-User seine Kollegen informieren, Wissen vermitteln oder systemtechnisch unterstützen soll. Hier steht er oft vor unüberwindbaren Hürden. Grund ist die reine System- und Prozessausrichtung der Projekte, in der Soft Skills keinen Platz finden. Er weiß dann einfach nicht, wie er die Mitarbeiter motivieren soll – und stolpert selbst in die Demotivationsfalle.
Für Sie als Vertriebsleiter heißt das: Geben Sie Ihrem Key-User individuelle Unterstützung, finden Sie heraus, um welchen Motivationstyp es sich handelt, wodurch er sich also motivieren lässt.
Die Erfahrung zeigt: Meistens hilft ein Key-User-Coaching, das Sie in das Projekt integrieren sollten. In dem Coaching steht die Entwicklung der Soft Skills im Mittelpunkt. Der Key-User lernt auf der Grundlage der SAP- und Businessprozesse zum Beispiel, wie er
- mit den Mitarbeitern selbst in schwierigen Gesprächssituationen konstruktiv kommuniziert,
- Konflikte bewältigt und produktives Feedback gibt,
- Wissen vermittelt, Lernprozesse in Gang setzt und steuert sowie sich selbst und andere motiviert.
Die Aufgaben und Motivationsprobleme der End-User
Die Zielgruppe des Key-Users sind die End-User: Das sind die Mitarbeiter, die am Schluss die Software verwenden. Während der Projektlaufzeit werden sie über Newsletter und Informationsveranstaltungen über den aktuellen Stand des Projekts und weitere geplante Maßnahmen auf dem Laufenden gehalten. In der letzten Projektphase lernen sie in Schulungen das neue System intensiv kennen. SAP hat dazu unterschiedliche Schulungsansätze entwickelt. Diese Schulungen sind notwendig, stellen oft aber zugleich das Grundproblem für die Motivationsprobleme der End-User dar. Denn dort wird nicht nur unterschiedliches Wissen vermittelt – es wird oft vom gleichen Wissensstand ausgegangen, was leider meistens nicht der Fall ist. Das größere Problem ist: Die Schulungen vermitteln zwar Fachwissen, der Abbau möglicher demotivierender Vorurteile und Vorbehalte gegenüber dem ERP-System steht jedoch nicht auf der Tagesordnung.
Was können Sie tun? Sammeln Sie zunächst einmal die möglichen Einwände – einige Beispiele:
- „Sie als Berater haben doch ohnehin keinen Praxisbezug!“
- „Bei uns läuft das alles ganz anders ab!“
- „Das ist mir viel zu kompliziert und zu technisch!“
Sprechen Sie Ihre Mitarbeiter gezielt auf die Einwände an. Oft entpuppen sie sich als Vorwände. Vorwände daher, weil mancher End-User für die Einführung oder Veränderung des Prozesses sehr viel Energie braucht, um diese Arbeit wie vorgesehen zu erledigen. Und das ist seine eigentliche Angst – die Angst vor der Veränderung, vor der Mehrbelastung. Wenn Sie dies wissen, können Sie gezielt an den Ursachen arbeiten und die End-User dabei unterstützen, die SAP-Einführung als etwas zu sehen, wodurch ihre Arbeitsprozesse erleichtert werden. Stellen Sie die Vorteile und den Nutzen dar, die die End-User durch die Einführung der Software erfahren. Das heißt ja nicht, dass Sie mögliche Nachteile verschweigen müssen. Verdeutlichen Sie aber: Der Nutzen überwiegt erheblich!
Teilprojekt nutzen, um Problemfelder frühzeitig zu identifizieren
Zum Schluss noch ein Praxistipp: Prüfen Sie, ob es innerhalb des Gesamtprojekts der Einführung ein Teilprojekt gibt, das sich ausschließlich mit den Kompetenzen, Stärken und Schwächen Ihrer Verkaufsmitarbeiter befasst – und zwar unabhängig vom ERP-System. Der Vorteil: Hier erkennen Sie sehr frühzeitig, wo die einzelnen Mitarbeiter noch gefördert werden müssen und wo es Motivationsprobleme gibt. Der „Hintergedanke“: Bevor es in den eigentlichen Einführungsprozess mit all seinen spezifischen Schwierigkeiten und Motivationsproblemen geht, arbeiten Sie an der Einstellung der End-User – am besten in Kooperation mit dem Key-User.
Wichtig: Es geht nicht nur allein darum, Schwächen der Mitarbeiter zu erkennen und auszugleichen. Vielmehr rücken so Maßnahmen in den Vordergrund, mit denen jeder einzelne Mitarbeiter schon frühzeitig in das Projekt integriert werden kann. Angenehmer Nebeneffekt: Der Mitarbeiter fühlt sich ernst genommen – und geht engagierter zu Werke. Das wiederum kann nur gut sein für die Umsatzentwicklung – und das Betriebsklima.
Fazit: Mit dem richtigen SAP-Schulungsansatz gelingt es, das Systemwissen zu vermitteln. Um Ihre Mitarbeiter zu motivieren, bedarf es weiterer Schritte. Gehen Sie individuell vor und prüfen Sie, welche speziellen Motivationsherausforderungen bei den Key-Usern und den End-Usern zu bewältigen sind. Bedeutendster Grundsatz: Binden Sie alle Beteiligten frühzeitig in das Projekt „SAP-Einführung ohne Umsatzverlust“ mit ein. Achten Sie vor allem darauf, dass die Menschen neben der Fachkompetenz soziale und kommunikative Fähigkeiten erwerben.
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